Моделирование бизнес-процессов

Так или иначе, модель бизнес-процессов в компании существует всегда. Вопрос только в том, где хранится описание этой модели (в головах у директора и сотрудников в виде представлений и знаний о том, что и как надо делать; в документах Word в виде инструкций и процедур; в программном обеспечении; в программах механизмов и машин; в привычках и доведенных до автоматизама навыках исполнителей).

Модель бизнес-процессов является упрощенной копией самой компании: происходящих в ней бизнес-процессов (действий, функций, задач, обязанностей, постоянно происходящих в компании) и их взаимосвязей. Отраженные в модели бизнес-процессы должны выполняться ответственными без дополнительных указаний. Задача руководителя (компании или отдела) – решать ситуации, выходящие за рамки инструкций (но если они повторяются часто, эти ситуации и способы их решения вносятся в инструкции), а также развивать, усовершенствовать компанию (отдел) в целом, придерживаясь миссии, целей и стратегии компании.

Модель должна постоянно и полностью соответствовать реальным бизнес-процессам компании (иначе она превратится в мертвый груз бесполезной бумаги). Так как компания постоянно растет и изменяется, необходимы постоянные действия по обновлению модели, отражению этих изменений в регламентирующих документах (инструкциях, шаблонах и т.д.) и доводке изменений до персонала.

Как правило, острая необходимость в моделировании и оптимизации процессов возникает, если:

• не ясны последовательность и объемы работ компании, невозможно спрогнозировать результаты;
• каждый раз "изобретается велосипед", когда решается одна и та же задача;
• некоторые работы выполняются не самым лучшим способом с точки зрения затрат ресурсов и конечного результата, интуитивно это понятно, но увидеть и оценить лучший способ не получается;
• необходимо улучшить взаимодействие между сотрудниками, подразделениями;
• невозможно оценить качество работы исполнителей;
• невозможно отследить финансовые и временные затраты, их долевое участие в конечной цене продукта;
• отсутствуют должностные инструкции, положения об отделах, инструкции и процедуры.

Разработать и в дальнейшем поддерживать модель бизнес-процессов можно как самостоятельно, так и обратившись к внешним бизнес-аналитикам, оба варианта имеют как свои плюсы, так и минусы.

Шаги по решению задачи по моделированию бизнес-процессов:

• Начальный опрос собственника (первого лица) компании и ключевых сотрудников
• Подготовка черновой версии бизнес-процессов компании "как должно быть", в которую входит:
  • описание и параметры бизнес-процессов в виде таблиц: название процесса, что на входе, что на выходе, ответственное лицо, сроки, критерии качества и т.д.
  • графические изображения процессов
  • рекомендации по оптимизации бизнес-процессов, в том числе по организационной структуре, варианты решений по оптимизации, перечень документов для разработки, перечень замечаний и предложений
• Обсуждение модели и ее корректировка
• Тестовое внедрение и практическое усовершенствование модели бизнес-процессов (обычно календарный месяц)
• Подготовка должностных инструкций и других регламентирующих документов
• В дальнейшем - обновление модели процессов в соответствии с развитием компании

Детализация проводится до уровня отдельного исполнителя, до понятных ему задач. Дальнейшая детализация возможна в виде отдельной инструкции (методички, процедуры, рекомендаций и т.д.). Список параметров может дополняться в зависимости от потребностей.

Модель бизнес-процессов представляется в виде набора схем и таблиц, где схема является графическим изображением наиболее важных параметров процессов, а все параметры указываются в таблицах. Критерием полноты описания отдельного процесса является тот факт, что он может быть понят и принят, если его "выдернуть" из общей схемы и рассмотреть отдельно. Пример части схемы из модели процессов приведен на рисунке ниже: