Імасайтер Імасайтер

інструменти моделювання та аналізу сайтів

Управління розвитком організації

Для будь-якої живої системи, у тому числі й комерційної організації, можна застосовувати наступне правило: якщо дуже довго залишатися в одному і тому ж стані, то існує ризик стагнації (застою), що автоматично призводить до поступового вмирання.

Тому послуги реінжинирінгу завжди користуються великим попитом, суттю цих послуг є допомога в переході організації на наступний етап розвитку. Як дізнатися, на якому етапі знаходиться організація? Як розпізнати настання наступного етапу? Що конкретно потрібно зробити? Який персонал потрібен? Як зберегти свої цінності при переході? Відповіді на ці питання будуть частково наведені в цій статті.

Спочатку трохи теорії. Цикл розвитку будь-якої системи проходить чотири етапи, описаних нижче. Переходи між етапами - це кризи (китайський ієрогліф "криза" складається з двох слів - "небезпека" та "можливість"). В разі успішного подолання кризи система переходить на наступний етап (в кінці четвертого - на перший етап наступного рівня), інакше - гине чи розпадається. Можливо також ділення організації на частини, створення філій чи “брунькування”. При передчасному переході на наступний етап можливе повернення системи на крок назад.

Короткі описи етапів розвитку системи

Етап 1. Зародження. Створення та розповсюдження принципово нових ідей. Встановлення об'єктивних закономірностей природи і суспільства, виробництво та розповсюдження інформації у вигляді теорій, концепцій і т. д. При створенні організації - об'єднання однодумців для реалізації ідеї. При переході на перший етап наступного рівня - створення нових продуктів, заохочення інновацій та експериментів.

Етап 2. Впорядковування. Впровадження нових порядків та організаційних структур в умовах опору навколишнього середовища, наведення ладу силовими методами, сміливі експерименти. З усього об'єму інформації обирається та, яку можна впровадити в практику. Друге завдання етапу - вселити в людей почуття оптимізму, причетності, гордості за компанію, надати людям сенс та перспективи.

Етап 3. Оптимізація. Критика допущених помилок та реформування жорстких структур, впровадження альтернативних економічних цінностей, швидке просування вперед, накопичення матеріальних ресурсів, розвиток соціальної сфери.

Етап 4. Стабілізація. Забезпечення стабільного розвитку та розумне використання накопичених ресурсів, створення грунту для слабих паростків нового. Розвиток індивідуальності, відкриття талантів.

Що і коли робити

Перше питання - як дізнатися, на якому етапі розвитку знаходиться організація, і як розпізнати настання наступного етапу? Нижче наведені основні ознаки кожного етапу, а також дії, які можна зробити для переходу на цей етап.

Етап 1. Зародження

Ознаки етапу. Початковий етап при створенні організації. Розвиток достатньо великих, принципово нових напрямів в існуючій організації.

Що потрібно зробити для переходу. Заохочення інновацій та експериментів. Підтримка оригінальних ідей, виділення для цієї мети частки бюджету. Залучення молодих кадрів. Вивчення ринку, маркетинг.

Етап 2. Впорядковування

Ознаки етапу. На першому витку розвитку - збільшення чисельності персоналу до такого рівня, при якому стає неможливим особисте спілкування всіх співробітників (близько 9 і вище). Впровадження формальних систем комунікації (документація, регламент).

Що потрібно зробити для переходу. Документообіг, посадові інструкції, субординація. Офіційна реєстрація. Далекі перспективи (на 5-10 років і далі). Масові продажі товару чи послуг. Співпраця з державними та суспільними організаціями. Добродійність. Вирощування молодих кадрів.

Етап 3. Оптимізація

Ознаки етапу. Формування внутрішніх підрозділів за госпрозрахунковим принципом, в т.ч. й тих, що орієнтуються на внутрішнього замовника. Поява лідерів, навколо яких збирається своя група людей, але в межах компанії і загальної мети. Зростання прибутку, гальмування зростання обороту.

Що потрібно зробити для переходу. Делегування повноважень середній ланці. Госпрозрахунковий принцип. Акцент на прибутку, а не на обороті. PR, зв'язки з громадськістю. Іміджева реклама. Увага до окремих співробітників, які виділяються із загальної маси, їх підтримка.

Етап 4. Стабілізація

Ознаки етапу. Стабілізація системи. Перевага дрібних, але постійних прибутків над крупними, але разовими операціями. Прибуток не за рахунок обороту, а за рахунок зниження витрат на одиницю продукції.

Що потрібно зробити для переходу. Комфорт робочих місць, естетика. Випуск серійної продукції. Впровадження системи якості. Налагодження системи постійного зворотного зв'язку від клієнта. Економія засобів, раціоналізація виробництва.

Якщо визначилися, на якому етапі розвитку знаходиться організація, можна проаналізувати, які з актуальних для цього етапу напрямів опрацьовані добре, а які - ні. І тоді стає зрозуміло, що може гальмувати розвиток, куди варто направити основну увагу та ресурси.

Етап 1. Зародження. Завдання етапу на підприємстві.

1. Розробки в нових областях науки і техніки (особливо на стику різних дисциплін), винахід нових пристроїв, конструкцій та методів роботи, визначення їх практичного застосування.

2. Розробка іміджу та фірмового стилю.

3. Дослідження громадської думки, проведення соціологічних опитів.

4. Реклама, розповсюдження по всіх каналах інформації про останні досягнення науки і техніки та інші новинки.

5. Організація публічних дискусій, наукових семінарів та конференцій, проведення лекцій науково-популярного характеру, ділових тренінгів, виставок товарів і витворів мистецтва, курсів підвищення кваліфікації тощо.

Етап 2. Впорядковування. Завдання етапу на підприємстві.

1. Маркетинг, розвідка ресурсів.

2. Емоційний вплив на окремі соціальні групи людей. Cтворення сприятливого іміджу чи негативного ставлення до будь-чого в цільових групах.

3. Впорядковування роботи, створення чіткої оргструктури підрозділів та відділів під конкретно поставлене завдання, оптимізація оргструктури шляхом усунення зайвих ланок, що не виправдали себе.

4. Раціональне перегруповування кадрів.

5. Систематизація документації та наведення ладу.

6. Інвентаризація матеріальних ресурсів.

7. Вивчення конкурентів.

8. Створення системи безпеки: охорона матеріальної та інтелектуальної власності, а також розробка програми дій на випадок екстремальних ситуацій чи збоїв в нормальному функціонуванні організації.

9. Введення внутрішньокорпоративних правил, порядок та дисципліна.

10. Прогнозування багаточинника, проектування та стратегічне планерування дій. Передбачення кризисних етапів розвитку подій та здійснення проривів.

11. Вивчення історії чи динаміки розвитку в своїй галузі, складання прогнозів.

12. Проведення показів та демонстрацій.

13. Суспільна діяльність.

Етап 3. Оптимізація. Завдання етапу на підприємстві.

1. Налагодження функціонування системи у всьому її об'ємі, ліквідація вузьких місць на виробництві, стабілізація організації, що працює зі збоями.

2. Вирішення завдань повсякденної інфраструктури, розгортання системи матеріально-технічного постачання.

3. Раціоналізація виробництва, введення та експлуатація складної техніки, налагодження та прискорення технологічних процесів.

4. Перевірка стійкості продуктів та послуг в умовах несприятливої дії середовища, організація випробувань при перевантаженнях.

5. Організація комплексного ремонту устаткування, системи амортизації.

6. Психологічна допомога, поради із завдань міжособового спілкування, профілактика конфліктів.

7. Вирішення питань соціального забезпечення, гуманітарної допомоги.

8. Налагодження суспільних зв'язків, встановлення та підтримка неформальних контактів.

9. Культивування корпоративних традицій і звичаїв, створення та підтримка морально-етичних норм поведінки.

Етап 4. Стабілізація. Завдання етапу на підприємстві.

1. Раціональне використання наявних ресурсів, досягнення замкнутого циклу у виготовленні продукції.

2. Створення методик з розвитку творчих здібностей співробітників.

3. Організація раціональних та комфортних умов праці та відпочинку, облаштування навколишнього середовища і налагодження мережі масового обслуговування.

4. Створення продуктів з високими споживчими якостями.

Який персонал потрібен

Інколи люди вважають, що будь-якого співробітника можна навчити чому завгодно. Паралельно з цим існує цілком протилежний погляд: ведеться активне полювання за талантами, природженими лідерами та креативниками. Обидві думки цілком правильні - в певній мірі. У кожної людини є свій потенціал розвитку, і є межа, для кожного своя, за яку зараз людині не перейти. Як визначити цю межу - питання особливе і виходить за межі цієї статті. Зараз хотілося б сказати наступне: люди виступають як основними каталізаторами змін, так і їх головними нейтралізаторами, і навіть повертають їх назад. Тому правильне розставляння персоналу є одним із головних чинників успішного вирішення кризи етапу. При цьому насамперед має значення їх внутрішні психологічні якості та здібності, а вже потім - досвід, знання та кваліфікація. Психологічний портрет співробітників, які користуються великим попитом на різних етапах розвитку організації, описані нижче.

Етап 1. Зародження. Їм до вподоби свобода мислення, оригінальні ідеї, нова цікава інформація, звідки б вона не виходила. Їх сприйняття зовнішнього світу характеризується відвертістю, рухливістю, легкістю, вони відкидають умовності та традиції. Для них характерне відчуття загальної цілісності та гармонії світу. Психологічний вік, в якому вони живуть, - дитинство. Всі вони відчувають себе, та й досить часто поводяться як справжні діти - щиро, безпосередньо, з великою цікавістю. Вони здатні всьому дивуватися.

Етап 2. Впорядковування. Їх основні якості: діяльна натура, пристрасність, цілеспрямованість та сила. Вони шукають і знаходять собі поле діяльності, де можуть застосувати свою енергію і відчути необхідний для них дух боротьби. Це дуже дисципліновані та організовані люди, що вміють швидко зібратися в разі виникнення екстремальної ситуації. Їх психологічний вік - молодість. В молодості людина смілива, активна і нетерпляча, вона жадає діяльності та самоствердження. Вона виношує в серці честолюбні мрії про блискучу кар'єру, великі завоювання, славу та почесті. Вони й виглядають зовні молодими та міцними, бадьорими та гарними, такими, що добре володіють своїм тілом.

Етап 3. Оптимізація. Їх характер відрізняється непостійністю, внутрішніми хвилюваннями. Вони невибагливі в побуті, легкі на підйом. Різко відмовляються від застарілих уявлень, критикуючи минулі помилки, прагнуть захистити себе від ворогів та суперників. Віддають перевагу поступовому просуванню. Вони вважають, що потрібно лише прибрати перешкоди, які заважають, і одразу ж попереду відкриються необмежені можливості зростання. Їх не лякає хаос та потрясіння, вміють працювати в умовах стихійності, ризику, плутанини. Добре вміють відстоювати себе та свої позиції. Їх психологічний вік - зрілість. Людина глибоко замислюється над тим, як вона жила раніше і, відмовившись від колишніх стереотипів, здатна круто змінити хід своєї долі.

Етап 4. Стабілізація. Їх сприйняття світу реалістичне, над усе вони цінують стабільність існування та непорушність традицій, що виправдали себе. Це відкриті, доброзичливі люди з філософським поглядом на речі. Будучи досвідченими, вони вміють цінувати благополуччя в своєму будинку, мир та спокій на землі. Вони вміють раціонально споживати, розумно використовувати економічні та природні ресурси, віддають перевагу якісним і добротним товарам. Психологічний чинник грає у них найважливішу роль. Поважають незвичайних, талановитих, оригінальних людей. Їх психологічний вік - старість. Мудрість та досвід, супутні останньому періоду життя людини, лежать в основі пошани до традицій і значної частки консерватизму, які так характерні для них.

Звичайно, навряд чи можна поміняти місцями головного бухгалтера та інженера, не дивлячись на всі їх психологічні якості. Але віддати провідну роль в стратегічних питаннях можна чи одному, чи іншому. Або третій особі. А при підборі нових людей враховувати психологічні особливості кандидатів давно вже навчилися.

Ще раз хотілося б звернути увагу читача на наступний ключовий момент: на кожному етапі розвитку організації потрібен РІЗНИЙ персонал, інколи навіть протилежний попередньому. Тобто інші люди. Так що ж, потрібно звільнити всіх і набрати нових, відповідних?

На щастя, це можна вирішити й іншим способом. Як один з варіантів, можна створити чотири відділи (напряму, департаменту), і на різних етапах управління ключові позиції передавати до рук відповідного відділу. Інколи навіть одна людина може повернути потік в необхідне русло, якщо вона знаходиться на ключовій позиції. І це не обов'язково високі посади. Буває, що звичайний секретар керує компанією. Не вірите? Погляньте на це з погляду того, хто і коли допускається до розмови з топ-менеджерами.

Окреме питання - форма оплати праці співробітників. Нижче наведені форми оплати, які рекомендуються на кожному етапі. Проте, підходьте до цього творчо - навряд чи працю прибиральниці варто оцінювати інакше, ніж ставка. Хоча всяке буває.

Етап 1. Зародження. Скромна ставка, плюс ваговиті премії за досягнення.

Етап 2. Впорядковування. Відрядна, додаткові види заохочення - зовнішні відзнаки: іменні призи, грамоти, знаки тощо.

Етап 3. Оптимізація. % (відсоток) від валу, прибутку чи іншої частки фінансового потоку.

Етап 4. Стабілізація. Ставка чи відрядна (залежно від функціональних обов'язків), надбавки за стаж, освіту і так далі, соціальні пільги.

Корпоративна культура та цінності різних етапів

Етап 1. Зародження. Стиль діяльності - "родина". Стиль діяльності характеризується свободою, розслабленням, наявністю зручностей. Психологічний клімат в компанії - завжди затишний, розкутий, домашній. Веселість є, але вона не перетворюється на ексцентричність. Віддають перевагу обстановці неформального спілкування. Не слід чекати швидких результатів і дотримання формальних правил. Вузька спеціалізація також не для них.

Етап 2. Впорядковування. Стиль діяльності - "конвеєр". Тут присутня проста, декілька навіть механічна, робоча атмосфера. Використовуються силові, авторитарні методи, інтереси співробітника повністю підпорядковані інтересам всієї організації. Важливі корпоративні свята, творчість співробітників: театр, музика, поезія і так далі.

Етап 3. Оптимізація. Стиль діяльності - "ринок". У роботі висувають особу, працюють одинаки. Заохочується внутрішнє підприємництво, конкуренція, дух змагання, незалежність вчинків та думок. Цінується вміння ризикувати та орієнтуватися в умовах постійної змінної ситуації. Вимога гідної оплати за якість праці.

Етап 4. Стабілізація. Стиль діяльності - "комуна". Цінується злагодженість колективу, зручні умови праці, стабільний порядок. Не подобається працювати в умовах ризику, авралу та хаосу. Обов'язкові визнання індивідуальності т неповторності кожного, невтручання у внутрішній світ людини, конкретний гуманізм.

Як бачите, психологічна атмосфера та цінності на кожному етапі відрізняються один від одного. При цьому варто пригадати ще про таке поняття, як корпоративна культура. Вона виявляються в корпоративних правилах та нормах поведінки, формі одягу, загальних заходах, стилі спілкування тощо. Корпоративна культура дозволяє нам зрозуміти основні цінності компанії та її співробітників, це її імідж, обличчя, своєрідність. Це те, що виділяє компанію з ряду постачальників аналогічних товарів або послуг. Для певних сфер діяльності близька за духом корпоративна культура стає для клієнтів одним із головних критеріїв вибору компанії. Насамперед це стосується тренінгових та консалтингових компаній, студій дизайну, рекламних агентств, ЗМІ.

І тут, як і у випадку з персоналом, виходить та ж проблема: з однієї сторони, на різних етапах розвитку організації вітаються різні цінності, а з іншої, - не міняти ж корпоративну культуру при кожному переході на новий етап, так і всіх старих клієнтів розгубити можна!

Але це не проблема і не суперечність. Корпоративна культура залишається вірною і незмінною опорою, яка на кожному етапі лише трошки змінює форми, додаючи нюанси чи варіації. Якщо провести аналогію з одягом, то можна залишатися завжди вірним спортивному стилю одягу, але кожен сезон, слідуючи за модою, то змінювати крій, то гратися з відтінками кольору, то експериментувати з аксесуарами. Так і з корпоративною культурою: зберігаючи ключові цінності, на кожному етапі робити певний акцент.

Переходи без руйнувань

При будь-якій серйозній зміні в організації існує ризик втрат. Більш того, втрати будуть обов'язково. Можуть піти люди, яким не сподобається "вітер змін", може піти частка клієнтів, які відстануть від нової політики формування цін. Може навіть кудись "зникнути" частка документації чи почне виходити з ладу доти стабільна локальна мережа. Це все нормально, і до цього потрібно бути готовим. Питання полягає в тому, як мінімізувати ці втрати, як вийти з кризи з оновленою, а не втраченою вірою у власні сили і правильність обраного шляху. Це можна зробити, якщо слідувати деяким загальним правилам будь-яких серйозних змін:

1. Робіть все поступово. Будь-які різкі ривки і повороти можуть обірвати зв'язки та зламати систему.

Не варто оголошувати в понеділок вранці на планерці, що "тепер ми житимемо інакше", звільняти всіх незгодних та одразу ж вводити нову систему оплати. Спочатку намалюйте передбачувану схему, обміркуйте деталі. Обговоріть план змін з найближчим оточенням. Спробуйте попрацювати місяць-другий "в подвійному стандарті", тобто фактичні розрахунки ведуться як і раніше, але паралельно розраховується, а як би це виглядало по-новому.

2. Проводьте зміни впевнено, наполегливо і достатньо швидко.

На перший погляд, це суперечить попередньому пункту. Проте, упевненість, швидкість і плавність цілком поєднуються між собою.

Будьте послідовні. Прийняті рішення слід втілювати в життя, інакше співробітники звикнуться діяти за принципом "почекаємо, а то знову все зміниться". Звичайно, у виняткових ситуаціях можна і потрібно міняти рішення та плани, але це не повинно ставати правилом.

3. Будьте відкриті та чесні, відчувайте зворотний зв'язок.

Надайте співробітникам достатню кількість інформації для розуміння та ухвалення необхідності змін. В разі недостатньої кількості даних люди схильні вигадувати свої, не завжди найкращі інтерпретації того, що відбувається. Можна проводити загальні збори, виставити інформацію на внутрішній корпоративний сайт, в стінгазету, зробити розсилки. Акцентуйте на тому, що зміни принесуть насамперед позитивні речі: коли свободу і розширення меж, коли впевненість у завтрашньому дні і стабільність, а коли - професійне зростання та можливість підвищити свій дохід. І надайте можливість співробітникам висловитися до того, як зміни почнуть відбуватися, інакше у них залишиться відчуття, що їх не вислухали, не прийняли до уваги.

4. Проведіть адаптаційні заходи. Наприклад, корпоративні тренінги (місія та цілі, командоутворення, само-менеджмент). Старим співробітникам вони допоможуть прийняти нові правила гри, новим - поступово влитися до колективу, що вже склався.

І знову ж таки, на кожному етапі розвитку організації є свої власні ризики, характерні саме для цього етапу:

Етап 1. Зародження. Свобода слова і нетерпіння. Випередження часу, невчасність. Теоретизування та нездатність практичної реалізації, неможливість планомірної експансії. Нелюбов до жорстких меж - заповідей, кодексів, правил, відсутність стабільності. Заміна поняття моралі поняттям справедливості. Нездатність зберігати і накопичувати ресурси.

Етап 2. Впорядковування. Немає місця інакомисленню, заборона на оригінальність мислення. Етика підміняється ідеологією. Продуктивність праці стимулюється вольовим натиском та напруженням ентузіазму. Приватне підприємництво не цінується, неможливо гнучко реагувати на зміну ситуації. Зневага до "звичайних радощів", отримання задоволення.

Етап 3. Оптимізація. Бажання змінити місце та рід занять, зневага до здоров'я. Сухість в спілкуванні. Боязнь відкрити свої творчі досягнення для загального огляду. Руйнування суспільних цінностей, немає відчуття єдиного цілого.

Етап 4. Стабілізація. Страхи тиску ззовні, замахи на свої зручності, особисті права та внутрішню свободу. Поверхневість переконань. Життя в сьогоденні, не замислюючись про минуле і майбутнє. Неповага до знань та авторитетів. Слаба конкурентноспроможність, зупинене зростання.

Управління розвитком

Можна ховатися від змін, зберігаючи хоча б те, що є. Але і це не вічна ситуація. А можна усвідомлено та обмірковано, озброївшись знаннями та підтримкою професіоналів, керувати власними змінами. Бути готовими до наступного повороту. Діяти заздалегідь, а значить, конструктивніше та ефективніше. І це - усвідомлений розвиток бізнесу.

Авторизація

Останні роботи

Останні статті